ENTRY FORM (ТЕКСТОВА ФОРМА ЗАЯВКИ)

Для участі у конкурсній програмі скачайте та заповніть текстову форму заявки та всі додатки, що представлені нижче двома мовними версіями.  

ЯК ЗАПОВНЮВАТИ ТЕКСТОВУ ЧАСТИНУ ЗАЯВКИ
  • Уважно ознайомтеся з усім бланком і дайте розгорнуту та деталізовану відповідь на кожне питання у формі заявки. Члени журі докладно вивчать відповіді при оцінюванні заявок і знизять бали, якщо учасник не відповів на всі частини кожного питання. Не можна видаляти детальні інструкції до кожного питання або будь-які інші частини форми заявки, а також редагувати і змінювати шрифт, розмір текстів питань заявки.
  • Переконайтеся, що члени вашої команди, що відповідають за написання заявки, суворо дотримуються інструкцій щодо заповнення заявки і відповідають на питання в ясній і чіткій формі. Напишіть текст у вигляді цікавої та захопливої історії. Ваш проект може бути цікавою розповіддю, що супроводжується фактами та доказами, при цьому  розповідь має бути послідовною і достатньо лаконічною.
  • Прагніть бути максимально чесними в описі кампанії, аргументи повинні переконливо звучати. Судді очікують побачити зрозумілий опис ситуації, в якій ви почали реалізацію проекту, поставлених цілей і отриманих результатів, а також - пряму залежність між ними. Також у заявці слід вказати, чому досягнуті результати дійсно вагомі і показові.
  • За суддівську сесію журі розглядає багато проектів, тому вигідно виділятися будуть проекти з чітко сформульованими стратегією, цілями, ідеєю, її реалізацією і результатами, між якими легко простежується зв'язок. Внесення таблиць, графіків і діаграм допоможе членам журі легше сприйняти вашу інформацію.
  • Недостатньо просто представити результати вашої роботи, їх обов'язково потрібно підкріпити фактами і доказами. У заявці журі очікує побачити чітко сформульовані аргументи на користь того, що досягнуті вами результати були значними та вагомими. Зіставте кожен елемент поставлених цілей з отриманими результатами, іншими словами, «проведіть» суддів по шляху досягнення вами цих результатів. Виключіть будь-які інші фактори, які можуть бути сприйняті членами журі як складовими успіху, тобто доведіть, що саме ваша робота, а не щось інше привело до досягнення результату.
  • Обов'язково вказуйте посилання на джерела даних про результати, з включенням дат, що підтверджують відповідність періоду, зазначеного в правилах (з 1 січня 2018 по 1 листопада 2019 та для категорії "Кампанії з тривалим ефектом" з 1 січня 2017 (або раніше) по 1 листопада 2019).
  • Строго стежте за вимогами до форматування, зазначеними в правилах і формі заявки.
ПОСИЛАННЯ НА ДЖЕРЕЛА ДАНИХ

Вся інформація, факти, цифри і особливо результати, представлені в заявці, повинні підтверджуватися джерелами.
Відсутність джерела підтвердження даних - привід для дискваліфікації.

Джерелами можуть бути дані рекламодавця, дослідницького агентства або третьої сторони.

У посиланнях на джерела вказуйте назву компанії (якщо дані надані клієнтом), ЗМІ, дослідницького агентства та ін. Виняток становлять власні дані рекламного/медіа агентства - в такому випадку вказувати назву заборонено. При проведенні конкурсу Effie Awards Ukraine члени журі не бачать назви агентств, будь-які посилання на дані агентства повинні вказуватися в заявці як «Дослідження агентства». Це відноситься до всіх агентств («Дослідження PR агентства», «Дослідження медіа агентства» і т.д.)  , а не тільки до агентства, що подає заявку, оскільки члени журі можуть подумати, що агентство у посиланні - це агентство, що подає заявку, і позначать заявку як дискваліфіковану. 

Максимально деталізуйте описи в посиланнях: джерела даних, дослідницьке агентство або дослідження, а також часові терміни, до яких відносяться посилання (включаючи дати, використані в дослідженні).

Джерела даних повинні бути вказані в чітко зазначених місціях в тексті заявки.

Оргкомітет Effie Awards Ukraine залишає за собою право перевірки достовірності даних, яка відбувається за такою процедурою:

  • Під час суддівства члени журі можуть позначити недостовірність наданих даних у заявці. У випадку, якщо одна і та ж заявка була позначена, як «сумнівна», мінімум 50% членів журі, компанія, що подала заявку, повинна буде надати окреме і додаткове підтвердження (доказ) даних кампанії. Оцінювання такої заявки відкладається.
  • Підтвердження (докази) надаються автором заявки до Оргкомітету протягом не більше двох робочих днів після проведення туру журі. Запит на надання підтвердження даних може бути висланий як після першого, так і після другого туру суддівства протягом одного робочого дня після його закінчення.
  • Такими підтвердженнями можуть бути звіти дослідницьких та моніторингових компаній. У випадку, коли мова йде про «дані замовника» (інформація, надана клієнтом/рекламодавцем), надається докладне обгрунтування таких даних.
  • Члени журі оцінюють заявку з урахуванням наданих додаткових даних дистанційно і надсилають свої протоколи в Оргкомітет протягом одного робочого дня з моменту надання даних.
  • У разі ненадання запитаної інформації або виявлення фальсифікації даних заявка дискваліфікується.
ВИМОГИ ЩОДО ОФОРМЛЕННЯ ФОРМИ ЗАЯВКИ
  • Обмеження у кількості слів: Оскільки кожний учасник має різний об’єм відповідей на запитання, рекомендується дотримуватися ліміту кількості використаних слів.  Загальний обсяг кожної відповіді вказаний у кожному блоці запитання. Письмові відповіді мають бути стислими, рекомендований розмір шрифту не менше 10 кегля.
  • Переконайтеся, що заявка (та креативні матеріали) не включає назву або логотип агентства. Заборонено вказувати логотип агентства (або його назву) в якості джерела інформації в тексті або на графіках.
  • Застосовуйте графіки, таблиці та діаграми, що можуть бути різнокольоровими. Таблиці та графіки можуть використовуватися в будь-якому місці бланк-форми заявки. Логотип (але тільки бренду/клієнта, про який йде мова в заявці) і графічні елементи (крім фотографій і скріншотів) можуть мати місце тільки в графіках і таблицях.
  • Не використовуйте логотипи та зображення конкурентів. Не дозволяється застосовувати логотипи та креативні матеріали конкурентів у вашій текстовій формі заявки (а також в креативних матеріалах відповідно).
  • Заборона на використання скріншотів, зображень або інших зображувальних елементів у текстовій формі заявки. Не вносьте скріншоти та інші зображення в текстову форму заявки. Ці елементи повинні бути використані тільки в креативних матеріалах. Будь-які графічні елементи повинні бути частиною таблиці, графіка або діаграми.
  • Не вставляйте посилання на будь-які сайти. Члени журі мають оцінити заявку виключно по тій інформації, що міститься в текстовій частині. Забороняється направляти членів журі на будь-які сайти для отримання додаткової інформації.
  • Не видаляйте питання та інструкції з текстової форми заявки. Заборонено редагування темплейту  і видалення будь-яких пунктів заявки. Також забороняється видаляти невикористані пункти з таблиць. Попросіть перевірити вашу заявку: правопис, граматичні помилки, дані, результати.
  • Відповідайте на всі питання. Якщо питання не може бути застосоване для вашої кампанії, вкажіть це безпосередньо під питанням. Не залишайте жодне питання без відповіді. Будь-яке питання, залишене без відповіді, може призвести до дискваліфікації.
ЩО НЕОБХІДНО ДЛЯ НАПИСАННЯ УСПІШНОЇ ЗАЯВКИ 

Ясність та доступність опису

Будьте простішими (без використання гіпербол або вузькоспеціалізованих термінів, які можуть бути незрозумілими членам журі), лаконічними і цікавими.

Застосовуйте по суті таблиці і графіки, що у свою чергу мають бути зрозумілими та простими.

У членів журі не повинно залишитися питань до вас. Попросіть кількох колег, не знайомих з брендом, прочитати вашу заявку перед подачею, для того щоб зрозуміти, які питання у них виникли після прочитання, які недоліки вони знайшли в ваших аргументах, і які частини опису залишились неясними.

Дотримання правил

Перед подачею заявки вивчіть всі умови участі та вимоги до форматів та до самої заявки, а також Підстави для дискваліфікації.

Добре ознайомтесь з категоріями, для того щоб переконатися, що ваша кампанія підпадає під ту категорію, в якій ви збираєтесь брати участь.

Гарний, якісний опис кампанії з наданням підтверджених даних

Добре опишіть своє конкурентне середовище. Навряд члени журі, які розглядають вашу заявку, добре знають всі особливості вашого ринку. Також надайте зрозумілий опис ситуації на ринку. Без цих даних неможливо оцінити важливість поставлених цілей і досягнутих результатів.

Продемонструйте членам журі, що ви дійсно досягли успіху, тобто кампанія була ефективною. До кожної мети приведіть досягнуті результати із зазначенням джерела, і дайте цьому свою оцінку. Поясніть вагомість досягнутих результатів: яке значення вони мають для бренду.

Виключіть всі інші фактори, які могли сприяти успіху бренду. Доведіть, що результати, зазначені у вашій заявці, були досягнуті саме завдяки реалізації вашої кампанії.

ПРИЧИНИ ЗНИЖЕННЯ БАЛІВ
  • «Підгонка» цілей. «Підгонка» цілей під досягнуті результати або постановка цілей після факту, що вже здійснився, замість точного пояснення ситуації. Це одна з найчастіших скарг членів журі.
  • Розрив між цілями і результатами. Неповна відповідність цілей і KPI результатам. Ваші цілі і результати повинні збігатися. Не варто вказувати впізнання бренду в якості мети, а в розділі результати надавати тільки дані про продажі. Надайте докази того, що саме завдяки маркетинговим комунікаціям такі результати були досягнуті. Якщо вам не вдалося досягти однієї з ваших цілей, поясніть чому. Члени журі цінують чесність.
  • Відсутність опису цільової аудиторії.
  • Відсутність медіастратегії. Поясніть свій вибір медіаканалів. Чому саме ці медіаканали підійшли для реалізації вашої ідеї і для вашої цільової аудиторії.
  • Недостатня кількість даних для оцінки ситуації. Наприклад, не вказані дані за попередній рік, дані конкурентів і т.д.
  • Граматичні та математичні помилки, виправлення і т.п.
  • Незнайомі терміни. Уникайте жаргонних і вузькоспеціалізованих слів - судді можуть не знати ваш професійний сленг.
  • Відсутність пояснення ефективності кампанії. Просте перерахування результатів без зазначення їх вагомості та зв'язку з цілями низько оцінюється членами журі.
  • Перевантаженість заявки зайвими подробицями.
  • Нечіткі або неповні посилання на джерела підтвердження даних і результатів. Також пам'ятайте, що відсутність посилань на джерела - привід для дискваліфікації вашої заявки.
  • Відсутність пояснення ідеї. Опишіть, як вона з'явилася.
  • Неповні відповіді на деякі питання. Коли члени журі бачать питання без відповідей, вони зазвичай припускають, що інформація відсутня з негативних причин. Уважно вивчіть детальні інструкції/питання у формі заявки, щоб упевнитися, що ви відповіли на всі питання.

 

THE AUTHORIZATION & VERIFICATION FORM
ДОДАТОК №1  

Форма авторизації та підтверждення даних має бути підписана особою зі сторони агентства-учасника або клієнта, який займає керівну посаду в компаніі. Необхідно уважно ознайомитися з усіма пунктами даного документу та підписати його у зазначеному місці в кінці додатку.

Підписуючи даний документ учасник підтверджує наступну інформацію:

  • Точність наданої інформації та дає згоду на участь у конкурсі
  • Дані компаній та індивідуальні кредитси ретельно перевірені керівними особами та гарантують, що всі учасники проекту вірно вказані для належного підрахунку Effie Index та присвоєння нагород.
  • При внесені будь-яких змін, що стосуються даних компанії чи індивідуальних кредитсів, потрібно перепідписати даний додаток.
  • Подаючи заявку в декілька категорій даний документ має бути підписаний для кожної окремої подачі заявки.

CONFIDENTIALITY & PUBLICATION POLICES 
ДОДАТОК №2  

Процедура подачі заявки та суддівства Effie Awards націлена на те, щоб допомогти всім учасникам ефективно представити свою роботу, одночасно забезпечивши конфіденційність секретної інформації.

ПУБЛІКАЦІЯ ENTRY FORM (ТЕКСТОВА ЧАСТИНА ЗАЯВКИ) 

Effie Awards Ukraine пропонує фіналістам та переможцям опублікувати текстову частину заявки в Effie Case Database, маючи на меті надихнути інших учасників індустрії та внести свій вклад в Make Marketing Better.

Учасники, що дали дозвіл на публікацію своїх кейсів, будуть представлені на сайтах Effie Worldwide або на сайтах пертнерів та в інших публікаціях.

Розуміючи, що в заявках може міститись інформація, яку клієнт вважає конфіденційною, учаснику запропоновано на вибір декілька видів дозволу на публікацію. В додатку №2 необхідно обрати потрібний варіант:

 «ПУБЛІКАЦІЯ ОРИГІНАЛЬНОЇ ВЕРСІЇ ЗАЯВКИ» -  Якщо ви обираєте даний варіант, ви погоджуєтесь з тим, що письмова заявка може бути опублікована, відтворена та продемонстрована в навчальних цілях в тому вигляді, що вона була подана на конкурс.

 «ПУБЛІКАЦІЯ ВІДРЕДАГОВАНОЇ ВЕРСІЇ ЗАЯВКИ». Якщо ви обираєте даний варіант, ви погоджуєтеся з тим, що відредагована версія заявки може бути опублікoвана, відтворена та продемонстрована в навчальних цілях. Учасники можуть редагувати конфіденційні дані в загальнодоступній версії –  тільки судді побачать оригінальну подану заявку.

 «ПУБЛІКАЦІЯ ОРИГІНАЛЬНОЇ ВЕРСІЇ ЗАЯВКИ ЧЕРЕЗ 3 РОКИ» – Якщо ви обираєте даний варіант, ви погоджуєтесь з тим, що письмова заявка через 3 роки буде опублікована відтворена та продемонстрована в навчальних цілях в тому вигляді, що вона була подана на конкурс.

 «ПУБЛІКАЦІЯ ВІДРЕДАГОВАНОЇ ВЕРСІЇ ЗАЯВКИ ЧЕРЕЗ 3 РОКИ» – Якщо ви обираєте даний варіант, ви погоджуєтеся з тим, що відредагована версія заявки може бути опублікована, відтворена та продемонстрована в навчальних цілях через 3 роки. Учасники можуть відредагувати конфіденційні дані в загальнодоступній версії.

Entry form (текстова частина заяки) має бути єдиним документом, який включає конфіденційну інформацію. З цієї причини саме текстова частина заявки включена в вищезазначену політику дозволу на публікації. Креативні матеріали (відеокейс, зображення), короткий опис кейсу та Statement of Effectiveness не повинні включати конфіденційну інформацію та будуть продемонстровані різними способами, якщо ваша заявка стане фіналістом чи переможцем.

ПУБЛІКАЦІЯ КРЕАТИВНИХ МАТЕРІАЛІВ, CASE SUMMARY ТА STATEMENT OF EFFECTIVENESS 

Креативні матеріали та короткий опис кейсу, які учасник подає на конкурс, стають власністю Effie Worldwide та Effie Awards та не будуть повернуті. Подавши свою роботу на конкурс, Effie Awards / Effie Worldwide автоматично мають право на копіювання, відтворення та відображення креативних матеріалів, короткого опису кейсу та Statement of Effectiveness в навчальних цілях та популяризації конкурсу.

Креативні матеріли, короткий опис кейсу та Statement of Effectiveness можуть бути опубліковані на веб-сайті Effie Awards Ukraine та Effie Worldwide, партнерських сайтах, у прес-релізах/розсилках,  програмах/конференціях та на Церемонії Effie Gala. Тому учасники не повинні включати в ці елементи заявки конфіденційну інформацію.

Короткий опис кейсу (case summary) - це публічний підсумок заявки учасника, що за обсягом має налічувати до 90 слів. Він може бути використаний для промоції вашого кейсу, якщо він є фіналістом або переможцем.

Statement of Effectiveness є також  публічною частиною заявки. Воно може бути використане з метою популяризації кейсу, якщо він став фіналістом або переможцем. Метою цього твердження є забезпечення кращого розуміння ефективності вашого кейсу та чому ваша заявка була гідною перемоги або статусу фіналіста.

CREDIT POLICES 
ДОДАТОК №3  

КРЕДИТСИ КОМПАНІЇ УЧАСНИКА 

Effie визнає ефективну командну роботу, необхідну для створення ефективного кейсу. Подаючи заявку учасник має кредитувати всіх креативних та стратегічних партнерів, які зробили вагомий вклад у кейс.

  • В додатку № 3 відведено спеціальне поле для внесення даних одного основного агентства, двох клієнтів (у випадку двох основних клієнтів) та кредитси чотирьох інших агентств/компаній-партнерів. Внесення кредитсів одного основго агентства та кредитси клієнта є обов'язковими. 
  • Якщо ви рекламодавець, який подає власну роботу, будь ласка, вкажіть кредитси вашої компанії у полі «Основного агентства», а також у полі «Клієнт». Ви також можете вказати кредитси інших компаній, які внесли свій вклад у кейс.
  • Учасник повинен ретельно перевірити кредитси компаній, що вказані в додатку№3, оскільки надана інформація не може бути видалена або замінена після подачі заявки. Особа, яка займає керівну посаду в компанії учасника, має підписати Додаток №1 Authorization & Verification form.
  • Будь ласка, перевірте правопис інших назв компаній, щоб переконатися, що вони належним чином будуть представлені у Effie Index та у всіх інших публікацях.
  • Рекомендуємо також згадати усіх інших учасників, що мають відношення до кейсу: компанії - клієнти, агентства повного циклу, медіа, digital, маркетингових сервісів, PR, івент агентства, дослідницькі компанії тощо.
ІНДИВІДУАЛЬНІ КРЕДИТСИ 

В додатку № 3 відведено спеціальне поле для внесення індивідуальних кредитсів (максимум 10 осіб), які внесли вагомий вклад у кейс. Учасник має вказати усіх ключових членів із команди агентства та клієнта, перевіривши та узгодивши коректність правопису імен. Усі вказані імена будуть представлені на сайті Effie Awards в Case Study Database.

ВНЕСЕННЯ ЗМІН В КРЕДИТСИ

Кредитси основного агентства та клієнта, які учасник вказав при подачі заявки, є остаточними і внесення змін не можливе після фінального прийняття заявки оргкомітетом конкурсу.

Кредитси інших агентств, а також індивідуальні кредитси можуть бути додані після прийняття заявки Оргкомітетом тільки в тому випадку, коли учасник при подачі заявки не використав усі поля для внесення даних компаній або індивідуальних осіб. Такі зміни можуть бути розглянуті лише в індивідуальному порядку до 8 листопада 2019 року .

Effie Awards Ukraine залишає за собою право відмовити у проханні учасника змінити інформацію про учасників проекту.